FrameDeskFrameDeskEN
← Terug naar home

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 17 mei 2026

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") regelen het gebruik van FrameDesk (hierna: de "Dienst"), een multi-tenant SaaS-platform voor visuele creatives, fotografen, videografen, wedding professionals en vastgoed-creatives. De Dienst wordt aangeboden door PERCEPTION GROUP BV, met maatschappelijke zetel te Gitsestraat 593, 8800 Roeselare, België, ingeschreven in de KBO onder BTW-nummer BE 1031.162.458 ("wij", "ons", "PERCEPTION GROUP").

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op iedere bezoeker, geregistreerde gebruiker en betalende klant ("jij", "Klant") en op elk gebruik van de website framedesk.app, alle subdomeinen, de webapplicatie, API's, integraties en mobiele toegangspunten. Door een account aan te maken, in te loggen of de Dienst op enige andere wijze te gebruiken, aanvaard je deze Voorwaarden integraal en zonder voorbehoud. Eventuele afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard.

2. Diensten

FrameDesk is een online werkomgeving voor visuele creatives. De Dienst omvat onder meer: leadbeheer, klantenadministratie, projectopvolging, planning, offertes en facturatie, een klantportaal, bestandsbeheer, geïntegreerde AI- functies en een set integraties met externe diensten (bv. Google Workspace, Stripe). De exacte functionaliteit per abonnementsplan wordt op de website en in de webapplicatie omschreven.

We mogen functies toevoegen, wijzigen of stopzetten naargelang de evolutie van het product. Materiële wijzigingen worden vooraf aangekondigd via e-mail of in de applicatie.

3. Account & registratie

Bij registratie maak je een persoonlijk account aan én een werkruimte ("Workspace" of "Tenant") voor jouw studio of onderneming. Eén persoon mag meerdere Workspaces beheren; elke Workspace heeft één hoofdverantwoordelijke.

  1. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de opgegeven gegevens (bedrijfsnaam, KBO/BTW-nummer, facturatieadres, e-mail).
  2. Je houdt je inloggegevens strikt vertrouwelijk en gebruikt sterke wachtwoorden. Het delen van accounts tussen verschillende natuurlijke personen is verboden, voor teamtoegang voorziet FrameDesk aparte gebruikersrollen binnen één Workspace.
  3. Activiteit onder je account valt onder jouw verantwoordelijkheid. Vermoed je ongeoorloofd gebruik? Verwittig ons onmiddellijk via info@framedesk.app.
  4. We mogen accounts weigeren, opschorten of beëindigen wanneer een Klant deze Voorwaarden, de Acceptable Use Policy of de toepasselijke wetgeving schendt.

4. Abonnement, betaling, opzegging

FrameDesk wordt aangeboden in maand- of jaarabonnementen. Het gekozen plan bepaalt de inbegrepen functionaliteit, limieten (gebruikers, projecten, opslag) en het aantal inbegrepen AI-credits.

  1. Facturatie: abonnementen worden vooruit gefactureerd (maandelijks of jaarlijks). De facturatie verloopt via onze betalingsverwerker Stripe; bij niet-betaling kan de toegang opgeschort worden.
  2. Automatische verlenging: abonnementen verlengen automatisch op het einde van elke periode tegen het dan geldende tarief, tenzij je tijdig opzegt.
  3. Opzegging: je kan op elk moment opzeggen via je accountinstellingen. Bij opzegging blijft de toegang behouden tot het einde van de reeds betaalde periode. Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
  4. Upgrade/downgrade: wijzigingen van plan zijn op elk moment mogelijk. Een upgrade wordt pro rata aangerekend; een downgrade gaat in op de eerstvolgende facturatiedatum.
  5. Jaarabonnement (11 betaalde maanden voor 12 maanden dienst): kies je een jaarabonnement, dan betaal je elf maanden en krijg je twaalf maanden dienst. De ene gratis maand wordt meteen bij de start van het jaarabonnement toegepast, zodat de jaarprijs gelijk is aan elf keer de maandprijs. Zodra het jaarabonnement bevestigd is, loopt het het volledige jaar door: er is geen terugbetaling en geen tussentijdse overstap naar een maandabonnement, en de bevestiging is bindend voor de volledige jaarperiode. Als uitzondering hierop verbindt FrameDesk zich tot het volgende: stopt FrameDesk de dienst definitief, dan betaalt FrameDesk de resterende, nog niet gebruikte maanden van je jaarabonnement terug, verminderd met een maand voor de eerder toegepaste gratis maand. Voorbeeld: zijn er op het ogenblik van de stopzetting nog vier maanden over, dan betaalt FrameDesk drie maanden terug. FrameDesk kondigt de definitieve stopzetting vooraf aan. Je vraagt de terugbetaling aan binnen dertig dagen na die aankondiging; na die termijn vervalt het recht op terugbetaling. Deze bepaling geldt onverminderd de dwingende rechten van de consument, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

5. Proefperiode (30 dagen)

Nieuwe Workspaces krijgen 30 dagen gratis toegang tot het gekozen plan. Tijdens deze proefperiode is geen betaalmiddel vereist en geldt geen automatische verlenging. Na afloop:

  1. kies je een betaalplan en geef je een betaalmiddel op om door te gaan;
  2. zonder bevestiging stopt de actieve toegang en wordt de Workspace in read-only modus geplaatst (export blijft 30 dagen mogelijk);
  3. na 30 dagen inactiviteit kunnen we de Workspace en bijhorende data definitief verwijderen, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen.

6. AI-credits & bijkoop

Bepaalde functies van FrameDesk maken gebruik van generatieve AI (bv. tekstvoorstellen, vertalingen, samenvattingen, beeldgeneratie). Het gebruik wordt afgerekend in AI-credits:

  1. Elk abonnement bevat een maandelijks credit-quotum dat op de eerste dag van de facturatieperiode wordt toegekend. Ongebruikte credits van een maandquotum vervallen aan het einde van de periode, tenzij anders vermeld op je plan.
  2. Bijkomende credits ("credit packs") kunnen op elk moment bijgekocht worden via de Dienst. Bijgekochte credits zijn 12 maanden geldig vanaf de aankoopdatum.
  3. Credits zijn gekoppeld aan de Workspace en zijn niet overdraagbaar, terugbetaalbaar of inwisselbaar tegen geld.
  4. We mogen de credit-kost per AI-actie aanpassen om wijzigingen in onderliggende modelprijzen te weerspiegelen, met minstens 30 dagen aankondiging.
  5. Je bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud die je via AI genereert en voor het naleven van de toepasselijke wetgeving, inclusief auteursrecht.

7. Tarieven & btw (21%)

Alle prijzen worden vermeld in euro (EUR) en zijn exclusief 21% Belgische btw, tenzij anders aangegeven. Btw-plichtige klanten binnen de EU met een geldig btw-nummer kunnen gebruik maken van het verleggingsmechanisme (reverse charge), na verificatie van het btw-nummer via VIES. Klanten buiten de EU betalen geen Belgische btw, behoudens uitzonderingen.

Tariefswijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Reeds betaalde periodes blijven aan het oude tarief; bij verlenging geldt het nieuwe tarief.

8. Beschikbaarheid (best-effort, geen SLA op gratis)

FrameDesk wordt geleverd "as is" en op best-effort basis. We streven naar een hoge beschikbaarheid en hebben de Dienst gehost in de Europese Unie met redundante infrastructuur, maar bieden geen formele Service Level Agreement (SLA), uptime-garantie of automatische compensatieregeling op de standaardabonnementen.

  1. Geplande onderhoudswerken worden waar mogelijk vooraf aangekondigd via de status-pagina of via e-mail.
  2. Op gratis plannen en tijdens proefperiodes is er geen enkele beschikbaarheids- of supportgarantie.
  3. Bij langere onbeschikbaarheid kunnen wij, naar eigen oordeel, een kosteloze verlenging (bv. een gratis maand) aanbieden als gebaar van goodwill. Dit creëert geen recht of precedent en geen aanspraak in geld.
  4. Klanten die een gegarandeerde uptime nodig hebben, kunnen ons contacteren voor een individuele SLA-overeenkomst.

9. Klantdata & eigendom

Alle data die je in de Dienst invoert of importeert ("Klantdata") blijft eigendom van jou (of, in voorkomend geval, van je eigen klanten). PERCEPTION GROUP BV treedt op als verwerker en gebruikt deze data uitsluitend om de Dienst te leveren, zoals beschreven in onze privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) die op verzoek beschikbaar is.

  1. Je kan op elk moment je data exporteren via de exportfuncties in de Dienst (CSV, PDF en/of JSON, naargelang het domein).
  2. Bij beëindiging van het abonnement blijft de data nog 30 dagen beschikbaar voor export. Daarna wordt de data definitief verwijderd, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen (bv. facturatiegegevens die we 7 jaar bewaren conform Belgische boekhoudwet).
  3. Wij garanderen logische tenant-isolatie: data van één Workspace is niet toegankelijk voor andere Workspaces.

10. Verboden gebruik

Naast de bepalingen in onze Acceptable Use Policy, is het uitdrukkelijk verboden om de Dienst te gebruiken voor:

  • onrechtmatige, frauduleuze, lasterlijke of misleidende handelingen;
  • het versturen van ongevraagde commerciële berichten (spam) of andere inbreuken op anti-spamwetgeving;
  • het opslaan, delen of verspreiden van illegale inhoud, materiaal dat inbreuk maakt op auteursrechten, of content die minderjarigen schaadt;
  • het verstoren of overbelasten van de Dienst, het omzeilen van beveiligingen of quota's, scraping, of het uitvoeren van penetration tests zonder voorafgaande schriftelijke toestemming;
  • reverse-engineering, decompilatie of het kopiëren van de software of het aanbieden van een concurrerende SaaS op basis van onze code;
  • misbruik van AI-functies om persoonlijke gegevens te re-identificeren, misleidende deepfakes te maken of geautomatiseerde spam te produceren.

Bij een inbreuk, misbruik, wanbetaling of langdurige inactiviteit kunnen we de toegang met onmiddellijke ingang opschorten (blokkeren) en het account beëindigen, zonder recht op terugbetaling. Na blokkering mogen we de persoons- en projectgegevens van het account definitief verwijderen. We zijn niet verplicht die gegevens te bewaren en mogen naar eigen inzicht kiezen om ze vroeger te verwijderen dan de standaard bewaartermijn van 30 dagen. Wettelijk verplichte gegevens, zoals facturatiegegevens, bewaren we zolang de wet dat vereist (zie artikel 9).

11. Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan, sluit FrameDesk élke aansprakelijkheid uit voor indirecte schade voortvloeiend uit het gebruik (of de onbeschikbaarheid) van de Dienst, inclusief maar niet beperkt tot: gegevensverlies, gemiste inkomsten, verlies van klanten, reputatieschade, gevolgschade of claims van derden. Je gebruikt de Dienst op eigen risico en bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van backup-kopieën van je Klantdata.

In geval van directe schade waarvoor aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten, is de totale aansprakelijkheid van PERCEPTION GROUP BV per kalenderjaar beperkt tot een maximum van twaalf (12) keer het gemiddelde maandelijkse abonnementsbedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadefeit hebt betaald. Voor gratis plannen, proefperiodes en testaccounts geldt geen aansprakelijkheid in geld; de enige mogelijke tegemoetkoming is, naar onze keuze, een kosteloze verlenging.

Deze beperkingen gelden niet in geval van bedrog, opzet of zware fout van PERCEPTION GROUP BV, of voor schade waarvoor uitsluiting wettelijk niet is toegestaan.

12. Intellectuele eigendom

De software, broncode, het ontwerp, de teksten, de logo's en alle andere elementen van FrameDesk zijn beschermd door auteursrecht, merkenrecht en andere intellectuele eigendomsrechten van PERCEPTION GROUP BV of haar licentiegevers. Je krijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van je abonnement, uitsluitend voor interne zakelijke doeleinden.

Feedback, suggesties of ideeën die je ons bezorgt, mogen we vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder verplichting tot vergoeding. Op Klantdata blijven jouw rechten onverkort behouden.

13. Overdracht

Je kan de rechten en plichten onder deze Voorwaarden niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen aan een derde. PERCEPTION GROUP BV mag de overeenkomst overdragen aan een verbonden onderneming of in het kader van een fusie, overname of bedrijfsovergang, mits dezelfde bescherming en verbintenissen worden gegarandeerd.

14. Wijzigingen

We kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen. Materiële wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd en gepubliceerd op deze pagina, met vermelding van de nieuwe "Laatst bijgewerkt"-datum. Door de Dienst te blijven gebruiken na de ingangsdatum, aanvaard je de nieuwe versie. Niet akkoord? Dan kan je je abonnement vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen.

15. Rechtskeuze & bevoegde rechtbank

Op deze Voorwaarden en op elke overeenkomst tussen jou en PERCEPTION GROUP BV is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.

Indien geen minnelijke oplossing wordt bereikt, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge, bevoegd, onverminderd ons recht om de Klant in voorkomend geval voor de rechtbanken van zijn woonplaats of zetel te dagvaarden.

Contact

Vragen over deze Voorwaarden? Mail info@framedesk.app of bel +32 485 92 32 75. Zie ook onze privacyverklaring, het cookiebeleid en de Acceptable Use Policy.